Miten toteutuu paras mahdollinen asiakkaan saama hyöty kustannustehokkuutta lisäämällä? Tai miten tuotamme työllämme parhaan mahdollisen arvon asiakkaillemme ja omistajallemme, siis veromaksajille? Tai miten suurissa muutostilanteissa turvaamme häiriöttömän ja sulavasti sujuvan palvelun asiakkaiden tarpeista lähtien?
Eräs vastaus saattaisi olla LEAN-menetelmä. Se on ennen kaikkea kokonaisuuksien optimointia ja laadun vahvaa huomioimista tuotantoprosessien kehittämisessä. Se on johtamisfilosofia, joka tähtää häiriöttömään prosessiin ja siinä olevien virheiden minimointiin. Kaikki tekeminen, joka ei tuota arvoa maksavalle asiakkaalle, on turhaa ja se pyritään poistamaan. Yksinkertaista, eikö vain?
LEAN syntyi Yhdysvalloissa toisen maailmansodan jälkeen Toyotan autoteollisuuden kilpailukyvyn parantamiseksi. Tulokset olivat erinomaisia, ja menetelmä onkin levinnyt laajasti tuotannollisen teollisuuden piirissä maailman laajuisesti, myös Suomessa. On ollut hämmästyttävää huomata, että oman maakuntammekin huippuyrityksissä on saavutettu useiden kymmenien prosenttien parannus tuottavuudessa LEAN menetelmän hyödyntämisellä. Kaikki eivät voi olla väärässä!
Homma lähtee liikkeelle siitä, että tunnistetaan asiakkaalle arvoa tuottava työ sekä työ, joka ei tuota arvoa asiakkaalle. Määritellään prosessin kehittämiselle tarvittavat mittarit kuten tuottavuus, läpimenoaika ja virheiden määrä. Haetaan parhaat käytännöt toiminnalle, jotta mittareille asetetut tavoitteet saavutetaan. Toiminnan jatkuva kehittäminen mahdollistaa muutoksiin reagoimisen nopeasti. Se onkin syytä systematisoida jatkuvaksi toiminnaksi.
Mikä työ sitten on turhaa? Moni voi ajatella, että hallinto se vasta turhaa on! Ei ihan niin. Turhaa ovat kaikki ylimääräiset kuljetukset, varastointi, joihin sitoutuu merkittävästi pääomia, odotusaika, ylituotanto, yliprosessointi ja ennen kaikkea viallinen tuote. Turhaksi voidaan nähdä kaikki se, mistä asiakas ei ole valmis maksamaan.
Voiko LEAN menetelmää sitten käyttää, jos tuotteena tavaroiden sijaan ovatkin palvelut ja tieto? Kyllä, on nimittäin tutkittu ja tehtykin, esimerkiksi pankkisektorille ja terveydenhoitoalalla. Silloin on huomioitava, että toimintaympäristö on monitasoisempi ja eri tasoilla erilaisia vuorovaikutussuhteita.
Pohjois-Karjalan ELY-keskuksessa muutama vuosi sitten laadittiin yritysrahoituksen prosessi hyvin LEAN-henkisesti. Kaikki osallistuivat prosessin kehittämiseen, ja sitä on jo päivitettykin jokunen kerta. Prosessi oli hyvin kokonaisvaltaisesti asiakkaan tarpeesta lähtevää, aina hanketunnusteluista maksatukseen ja jälkitoimiin saakka. Tavoitteeksi asetettiin käsittelyaikojen merkittävä vähentäminen ja sujuva asiakaspalvelu kaikissa vaiheissa. Kun lähtötilanteessa keskimääräinen käsittelyaika oli noin 120 vrk, oli se viime keväänä ällistyttävä 24 vrk. Tuottavuuden paranemisen lisäksi olemme saaneet erittäin hyvää palautetta asiakkailtamme. Loistavaa työtä!
Parhaillaan työllisyysasioissa tutkimme olisiko mahdollista tehostaa TE-toimiston prosesseja LEAN menetelmän avulla. Teemme arvoanalyysiä nuorten palveluista ja hetimiten näkyy miten paljon hukkaa siihenkin prosessiin liittyy. Odotamme kovasti analyysin tuloksia ja kehittämisajatuksia. Erityisen mielenkiintoista olisikin arvioida LEAN menetelmällä eri viranomaisten yhteistyön tiivistämistä asiakastarpeen lähtökohdasta.
Olipa sitten menetelmänä LEAN tai joku muu, nyt on aika miettiä toiminnan tehokkuutta ja työn organisoimista uudelleen, työn tekemistä kerralla kuntoon ja kokonaisvaltaisesti asiakkaan tai omistajan tarpeista lähtien. Tähän tekemiseen tarvitaan kaikkia tekijöitä. Kokeillaan uusia asioita, ja ollaan avoimia muutokselle!
Nyt on sen aika!
Ritva Saarelainen
Pohjois-Karjalan ELY-keskuksen blogi 
Hyvää asiaa!